Dirección. Coordinación






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AUDITORÌA I / 2010



CONTROL INTERNO SEGUNDO PARCIAL

Definición: Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera, proveer la eficiencia operativa y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración.
(Párrafo 42 NIA 315): Es el proceso diseñado y efectuado por los encargados del gobierno corporativo, la administración y otro personal para proporcionar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad respecto de la confiabilidad de la información financiera, efectividad y eficiencia de las operaciones y cumplimiento de las leyes y reglamentaciones aplicables. El Control Interno se diseña e implementa para atender a riesgos de negocio identificados que amenazan el logro de cualquiera de estos objetivos.
Objetivos del Control Interno:

  • Protección de los activos de la empresa.

  • Obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna.

  • La promoción de la eficiencia en las operaciones del negocio.

  • Que la ejecución de las operaciones se adhieran a las políticas establecidas por la administración de la empresa.


Clasificación del Control Interno:
Control Interno Contable: Consiste en el plan de organización y los procedimientos y registros referentes a la salvaguarda de los activos y a la fiabilidad de los registros financieros. En consecuencia está diseñado para proporcionar seguridad razonable de que:

  • Las transacciones se efectúan de acuerdo con la autorización de la Dirección.

  • Las transacciones se registran para permitir la preparación de Estados Financieros de acuerdo con Normas Internacionales de Contabilidad, y para mantener el control sobre los activos.

  • El acceso a los activos está permitido únicamente con la autorización de la Dirección.

  • El activo contabilizado se compara con el existente a intervalos de tiempo razonables y se adoptan las medidas correspondientes en el caso de que se detecten diferencias.


Control Interno Administrativo: Incluye el plan de organización y los procedimientos y registros relacionados con los procesos de decisión que llevan a la autorización por parte de la Dirección; de acuerdo a esto se enfoca a la promoción de la eficiencia operativa y que la ejecución de las operaciones se adhieran a las políticas prescritas por la administración.
Aspectos a Considerar en Relación con el Control Interno:

  • Organización.

  • Dirección.

  • Coordinación.

  • División de labores (segregación de funciones).

  • Asignación de responsabilidades.

  • Procedimientos.

  • Planeación y Sistematización.

  • Registros y Formas.

  • Informes.

  • Personal.

  • Entrenamiento.

  • Eficiencia.

  • Moralidad.

  • Retribución.




  • Supervisión.: Si existe una adecuada planeación y sistematización de los procedimientos, es necesario ejercer una adecuada supervisión, en forma sistemática en cada uno de los aspectos considerados en el Control Interno.


Principios de Control Interno:

  • Segregación de funciones.

  • Asignación de responsabilidades.

  • Rotación de puestos.

  • Instrucciones por escrito.

  • Sistemas de autorización.

  • Programa de Remuneración adecuado.

  • Seguros y fianzas.


Condiciones para la implementación de un Adecuado sistema de Control Interno:

  1. Oportuno.

  2. Universal.

  3. Económico.


Relación del Control Interno con las Normas de Auditoría: El auditor debe obtener el conocimiento suficiente de la estructura de Control Interno para planificar la auditoría y determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas.
Elementos del Control Interno para efectos de una auditoría de Estados Financieros.

  • Ambiente de Control.

  • Sistema Contable.

  • Procedimientos de Control.

    • Según NIA 315 Párrafo 43, los componentes del control interno son:

      • El Ambiente de control

      • El Proceso de evaluación del riesgo por la entidad

      • El sistema de información, incluyendo los procesos del negocio relacionados, relevantes a la información financiera y la comunicación.

      • Actividades de control

      • Monitoreo de controles


Ambiente de Control: (Ampliado en Apéndice 2 NIA 315) Representa el ambiente colectivo de varios factores en establecer, realzar o mitigar la efectividad de políticas específicas tales como:

  • Filosofía y estilo de operación de la gerencia.

  • Estructura organizacional de la entidad.

  • Funcionamiento del Consejo de Administración y sus comités especialmente el Comité de Auditoría.

  • Métodos de control interno administrativo para supervisar y dar seguimiento al desempeño, incluyendo auditoría interna.

  • Políticas y prácticas del personal.

  • Diferentes influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de una entidad.

El análisis del ambiente de control, refleja la actitud, conciencia y acciones en general del Consejo de administración, la Gerencia, los dueños y otros funcionarios, en relación a la importancia de control y su incidencia en la entidad.
Sistema Contable: Consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, analiza, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, así como mantener la contabilización del activo y pasivo que le es relativo. Un sistema contable efectivo debe tomar en cuenta el establecimiento de métodos y registros que:


  • Identifican y registran todas las operaciones válidas.

  • Describan oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle para permitir la adecuada clasificación de las mismas, para incluirse en la información financiera.

  • Cuantificar el valor de las operaciones de modo que se registre el valor monetario adecuado en los estados financieros.

  • Determinar el período en que las transacciones ocurren permitiendo registrarlas en el período contable apropiado (período contable).

  • Presentar debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en los Estados Financieros.


Procedimientos de Control: Son aquellos procedimientos y políticas adicionales al ambiente de control y al sistema contable establecidos por la gerencia para proporcionar seguridad razonable de lograr los objetivos específicos de la entidad. Pueden catalogarse como procedimientos correspondientes a:

  • Debida autorización de transacciones y actividades.

  • Segregación adecuada de funciones.

  • Diseño y uso de los documentos y registros apropiados para ayudar a asegurar el registro adecuado de las transacciones.

  • Dispositivos de seguridad adecuados sobre el acceso y suo de activos y registros.

  • Arqueos independientes de desempeño y evaluación debida de cifras registradas.


Métodos de Evaluación del Control Interno:

Método descriptivo.

Método de Cuestionario.

Método Gráfico.

Formas de Evaluación del Control Interno:

Por áreas de auditoría del Balance General.

Caja y Bancos.

Cuentas y Documentos por Cobrar.

Inventarios.

Propiedad, Planta y Equipo.

Cargos Diferidos.

Por ciclos de Transacciones.

Ciclo de Tesorería.

Ciclo de Ingresos.

Ciclo de Egresos.

Ciclo de Conversión.

Ciclo de Información Financiera.
EL RIESGO EN LA AUDITORIA

Definición de Riesgo: Según el Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia Española, riesgo significa: Contingencia o proximidad de un daño. Estar una cosa expuesta a perderse o a no verificarse.
Riesgo de Auditoría: Es la probabilidad que existe de emitir una opinión equivocada sobre los Estados Financieros tomados en conjunto, a causa de errores o irregularidades sustanciales que desvirtúen su contenido. El riesgo en auditoría puede ser considerado como una combinación entre la posibilidad de la existencia de errores significativos o irregularidades en los estados financieros (a lo que le llamamos riesgo relativo) y el hecho de que los mismos no sean descubiertos por medio de los procedimientos de control del cliente o de el trabajo de auditoría (considerado como riesgo probable).
La auditoría no puede establecer con certeza que los estados financieros de una empresa, estén razonablemente presentados. Durante la etapa de planeación técnica, se identifican los riesgos significativos u aplicando la capacidad y criterio para seleccionar los procedimientos de auditoría se puede reducir el riesgo a un nivel aceptable.
Clases de Riesgos que tiene el Auditor en la ejecución de una auditoría:

  • Riesgo profesional por asociación con el cliente.

  • Riesgo de emisión de un informe de auditoría inadecuado.

  • Riesgo de que no cumplamos con las expectativas del cliente.



A. Riesgo profesional por asociación con el cliente. Es el riesgo de sufrir un perjuicio en nuestra reputación profesional o patrimonialmente por la asociación con un cliente. Por lo que se debe evaluar:

  • Relaciones con posibles clientes.

  • Factores que afectan el riesgo profesional.

  • Documentación de la evaluación del riesgo profesional.

  • Reevaluación de la vinculación con clientes existentes.


Factores que afectan el riesgo profesional.

Negocio: Viabilidad de los productos o servicios ofrecidos, perspectivas de la empresa y de la industria y riesgos inherentes del negocio, por ejemplo tamaño y volumen de las transacciones.
Posición Pública: Visibilidad pública, compromiso público de obtener ganancias proyectadas, litigios significativos, investigaciones legales, antecedentes de problemas de cumplimiento legal.
Estructura Corporativa: Complejidad de la estructura de las empresas del grupo.
Empresas Vinculadas: Alcance de las transacciones con empresas vinculadas, transacciones significativas o inusuales entre empresas vinculadas, alcance de la cobertura de la auditoría externa en las empresas vinculadas, etc.
Gerencia: Alcance de la influencia en las decisiones que afectan los estados financieros, compromiso, integridad, competencia, criterio empresario demostrado, flexibilidad, honestidad, posibles conflictos de intereses, cambios recientes o anticipados en funcionarios clave.
Situación Financiera o Negocio en Marcha: Suficiencia del capital, suficiencia del flujo de fondos, ausencia de hechos que afectan el negocio en marcha.
B. Riesgo de emitir un informe de auditoría inadecuado.

Riesgo de Auditoría: Es la posibilidad de que se emita una opinión inadecuada sobre los estados financieros tomados en conjunto, a causa de errores o irregularidades sustanciales que desvirtúen su contenido.

Es riesgo de auditoría está integrado por el efecto combinado de los tres tipos diferentes de riesgo que se mencionan a continuación:


  • Riesgo inherente.

  • Riesgo de Control.

  • Riesgo de Detección.



1. Riesgo Inherente. Representa el riesgo de que ocurran errores o irregularidades importantes en los estados financieros antes de considerar la efectividad de los sistemas de control interno.
Factores importantes para la evaluación del Riesgo Inherente.

Naturaleza del negocio del cliente.

Naturaleza de los componentes.

Naturaleza de los sistemas contables y de información.
Durante la planeación de la auditoría deberá tomarse en cuenta los siguientes factores de riesgo inherente. La comprensión por parte del auditor de la estructura del control interno, aumentará o disminuirá su preocupación por el riesgo de esas declaraciones. La presencia de algunos factores aislados, no necesariamente indicarán mayor riesgo.
Factores Generales:

Una sola persona controla las decisiones de la administración con respecto a operaciones y finanzas.

La actitud de la administración para proporcionar información financiera, se muestra indebidamente agresiva.

Alta rotación administrativa (en particular el personal contable de alto nivel).

La gerencia asigna una importancia indebida al cumplimiento de las proyecciones de utilidades.

En la comunidad empresarial, la administración no goza de buena reputación.

Factores de Operación y de la Industria: La rentabilidad de la entidad en relación a su industria es insuficiente o inconsistente (disponibilidad monetaria). Alta sensibilidad de los resultados de operación a los factores económicos (inflación, tasas de interés etc).
El ritmo de cambio de la entidad es acelerado (cambios bruscos en sus resultados).

La organización se encuentra descentralizada, sin supervisión adecuada.

Se evidencian asuntos internos o externos que plantean muchas dudas con respecto a la capacidad de la entidad de seguir como negocio en marcha.
Factores del Trabajo:

Se presentan muchos aspectos contables contenciosos o difíciles (por ejemplo manufactura).

Se presentan importantes operaciones o saldos difíciles de auditar.

Se presentan importantes e inusitadas operaciones con partes relacionadas, que no son del curso normal del negocio.

Importancia de la naturaleza, causa o número de declaraciones incorrectas conocidas y probables, detectadas en la auditoría del período anterior.

Se trata de un cliente nuevo, sin ninguna historia de auditorías anteriores, o no se obtiene información suficiente del auditor predecesor.

Representación fraudulenta gerencial.
2. Riesgo de Control. El riesgo de control representa el riesgo de que el sistema de control interno establecido por la administración incluyendo la auditoría interna, no puedan evitar o detectar errores o irregularidades significativas en forma oportuna.

Al igual que el riesgo inherente, el riesgo de control existe independientemente de la auditoría externa, y en gran medida fuera del control del auditor.

Tanto el riesgo inherente como el riesgo de control se pueden evaluar en:

Cualitativo Cuantitativo

Alto más de 60%

Medio de 40% a 60%

Bajo menos de 40%
Dependiendo de loa resultados del análisis realizado por el Auditor, prevaleciendo sobre todo, su criterio profesional. Un riesgo alto de control interno, implica realizar más pruebas sustantivas y un riesgo bajo de control interno implica realizar menos pruebas sustantivas.
Consideraciones de la Gerencia.

Grado de importancia que se le da a la definición de políticas y procedimientos de control.

Comunicación a las partes involucradas de las políticas y procedimientos adoptados o recomendados por auditoría externa.

Conciencia del cumplimiento de los controles internos establecidos.
Consideraciones en los sistemas de control.

Fallas significativas en los sistemas contables y de control.

Segregación de funciones a través de medios físicos programados.

Debilidades significativas que han sido detectadas y aún no corregidas.

Revisión y actualización de las políticas y procedimientos
Consideraciones en el Personal.

Adecuada cantidad de personal.

Alta rotación de personal.

Existencia de políticas de ascenso e incremento salarial.
3. Riesgo de Detección (o de Análisis Sustantivo).

Es la posibilidad de que los estados financieros contengan errores e irregularidades importantes, y que los procedimientos de auditoría aplicados, no lleguen a descubrirlos durante el proceso de la revisión.

Casos de Riesgo de Detección

Riesgo de Análisis sustantivo.

Riesgo de muestreo.
Riesgo de Análisis Sustantivo. Este riesgo se puede originar en los siguientes factores:

No examinar toda la evidencia disponible.

La posible ineficacia del procedimiento de auditoría en si mismo. Independientemente de lo bien que haya sido aplicado.

Posibles deficiencias en la aplicación de los procedimientos de auditoría o en la evaluación de los hallazgos de auditoría, incluyendo el riesgo de presunciones erróneas, errores y conclusiones equivocadas.
Riesgo de Muestreo. Es el riesgo de que una muestra seleccionada y examinada a fin de obtener conclusiones sobre el universo del cual se extrae, no sea una muestra representativa. Como resultado se puede obtener una conclusión incorrecta sobre el universo.
Modelo de Riesgo:

RA = RI (x) RCI (x) RAS (x) RMS

RA = Riesgo de auditoría

RI = Riesgo Inherente

RCI = Riesgo de Control Interno

RAS = Riesgo de Análisis Sustantivo (o de detección)

RMS = Riesgo de Muestreo Sustantivo

C. Riesgo de no cumplir con las expectativas del Cliente. El riesgo de servicio al cliente es el riesgo de que no prestemos un servicio de alta calidad por no haber comprendido las necesidades y expectativas de nuestro cliente. Durante la planeación estratégica es necesario que aclaremos nuestros términos de referencia, incluyendo cualquier informe especial o servicio adicional que debiera proporcionarse al cliente.
Tenemos que asegurarnos que no existen malos entendidos sobre cuestiones tales como la rotación de énfasis de la auditoría, restricciones en nuestras pruebas de los sistemas de control y cualquier otra cosa que le molestaría al cliente que no se le presentara. Hay que tomar en cuenta que hay muchas cosas que le molestan, y por la cuales se puede perder al cliente.

Conclusiones: Los Contadores Públicos y Auditores, tenemos dentro de las limitaciones inherentes del proceso de auditoría que buscar errores e irregularidades que afecten significativamente los estados financieros y nuestro informe de auditoría. Por consiguiente, como parte de la planeación, se deben considerar y seleccionar los procedimientos de auditoría que puedan responder a estos riesgos. En circunstancias normales, el plan de auditoría no está diseñado para descubrir irregularidades y errores no significativos. A pesar de ello, no se debe ignorar la posibilidad de que pueden haber ocurrido errores e irregularidades no significativas cuando realizamos nuestros procedimientos de auditoría.
Los sistemas de control bien diseñados reducen el riesgo de sufrir una pérdida significativa a causa de irregularidades, especialmente de empleados de baja jerarquía. Los sistemas de control tienen menos posibilidades de evitar las irregularidades cometidas por la gerencia superior que está en posición de vulnerar varios controles. En consecuencia debemos interesarnos particularmente en el ambiente de control, los controles gerenciales e independientes y en el rol de la auditoría interna, ya que pueden proporcionar la seguridad de que la gerencia no está involucrada en irregularidades. No obstante, es necesario reconocer que probablemente no existan controles efectivos para evitar las irregularidades cometidas por la gerencia superior.
Caso Práctico.

Con base en la verificación realizada de los procedimientos seguidos por el personal de auditoría interna y la aplicación de cuestionarios de control interno, se obtuvo información referente a las áreas de Caja, Inventarios y Activos Fijos.
Para efectos del caso práctico se presenta la información obtenida en forma desordenada para que determine cuáles son las debilidades existentes y las clasifique en el área correspondiente. Es necesario plantear las recomendaciones para superar las posibles deficiencias de control interno.
Narrativa de los rubros de Caja, Inventarios y Activos Fijos.
Al ingresar a la bodega se verificó que existen en diferentes puntos de la misma, extintores ya que la mercadería que se resguarda es en su totalidad inflamable, sin embargo se determinó que el único que ha recibido entrenamiento para la utilización de dichos extintores es el Jefe de la Bodega; se extiende recibos con numeración impresa por todo el efectivo recibido, trasladando posteriormente la copia correspondiente de dichos recibos al departamento de contabilidad. Además se determinó que se compra, vende o retira mobiliario y equipo, sin la autorización formal de la Gerencia de la empresa y la mercadería que se retira de la bodega se hace con las hojas de retiro correspondientes, las cuales se le trasladan el mismo día o el día siguiente a primera hora a la persona que lleva el control de las altas, bajas y existencias del inventario.
Existe un empleado responsable por parte del departamento de Contabilidad que efectúa cortes de caja periódicos y arqueos sorpresivos de los fondos a cargo del cajero. El personal de otras dependencias tiene acceso libre a las bodegas y se retira de las mismas sin que se le haga la revisión correspondiente por parte del guardia de seguridad a cargo del ingreso y egreso del personal de la bodega, dicho personal y el personal de la bodega pasa por un pasillo en el cual tiene su escritorio el cajero de la empresa, ya que es el único acceso a la bodega. Diariamente el Cajero hace su corte de caja y prepara el depósito respectivo, dejándolo luego guardado en la gaveta de su escritorio, no obstante que existe en la empresa una caja de seguridad; al día siguiente de haber recibido los ingresos correspondientes, por política de la empresa el cajero envía a depositar tanto el efectivo como los cheques.
La persona que tiene a su cargo la compra de los inventarios, es la misma que efectúa el registro contable de dichas compras y una persona de contabilidad es la encargada de realizar comparaciones periódicas del control de las existencias contra los saldos en las cuentas de mayor, y en plática sostenida con el Encargado de activos fijos, se determinó que no se cuenta en la empresa con un registro auxiliar que permita identificar de forma inmediata cada bien propiedad de la empresa, además se verificó que la persona que tiene asignadas las funciones de cajero, también tiene a su cargo el manejo y control del libro de cuenta corriente de clientes.
En su totalidad el mobiliario y equipo adquirido por la empresa, no importando su precio se contabiliza como un activo fijo; diariamente el Cajero pasa a Contabilidad las copias de las boletas de depósito y de los recibos, con su respectiva copia de corte de caja para efectuar la operación contable correspondiente. El personal del Departamento de Contabilidad por su parte verifica la corrección de la información recibida; asimismo se verificó que el libro Auxiliar de Cuenta Corriente de clientes nunca se ha analizado, ni se ha comparado el saldo con las cuentas de mayor y tampoco se ha enviado a los clientes los estados de cuenta correspondientes, también se estableció que la empresa cuenta con las pólizas de seguro para los inventarios y activos fijos para cubrir los riesgos del manejo y custodia tales como incendio y robo. La persona que realiza el registro contable de los ingresos de mercadería, lo hace al momento de recibir la documentación correspondiente, y además verifica que el Encargado de llevar el control de existencia efectúe el ingreso de la mercadería a dicho control.

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