La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo
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| CAJA MENOR La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo. Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo. El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones. Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor. En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre. Constitución del fondo de caja menor Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:
Reembolso de caja menor Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado. En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial. La contabilización del reembolso será:
Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo. El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor. Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan. APORTES SOCIALES Partes de interés: se llaman partes de interés social, los aportes de los socios gestores o colectivos, tanto en las sociedades colectivas como en las Sociedades En Comandita Simple, y corresponde a una alícuota del capital social, en otras palabras es una fracción del capital, cuando en el momento de constituir la sociedad el total de las inversiones que requiere el proyecto, se divide por el valor nominal de la parte de interés y se determina en cuántas partes se dividirá el capital social. Ejemplo: El proyecto de inversión tiene un valor total de $100.000.000 y todos los bienes los aportan los asociados mediante partes de interés que tendrán un valor nominal de $1.000, entonces el capital social se dividirá en 100.000 partes de interés social, las cuales se podrán pagar al iniciar las operaciones sociales o cuando se haya pactado en el contrato social, de acuerdo al tipo de aporte de contado o a crédito. Cuotas de capital: se denominan cuotas de capital, el aporte de los socios comanditarios en la sociedad En Comandita Simple, los socios de la sociedad de Responsabilidad Limitada y también las Empresas Unipersonales, cada cuota tiene un valor nominal y el número de cuotas se determina de acuerdo al ejemplo anterior. Los socios, tanto de la Sociedad de Responsabilidad Limitada, como los de la En Comandita Simple y Empresas Unipersonales, deberán pagar íntegramente el aporte social en el momento de constituirse formalmente la sociedad; si se llegare a comprobar la falta de este requisito por parte de los socios, debe exigirse la disolución de la sociedad, de oficio o por autoridad competente. Acciones: se denominan acciones, el aporte de los accionistas, en las sociedades Anónimas como en las En Comandita por Acciones. Cada acción representa una parte del capital autorizado, que se obtiene mediante la justificación de la viabilidad del estudio de mercado, del estudio técnico, de la factibilidad financiera y económica de la sociedad. El código de comercio estable que el manejo del capital social de las sociedades anónimas, de la siguiente forma: Capital autorizado se determina con base en la formulación y evaluación del proyecto que cuantifico las inversiones que deben hacerse para iniciar las operaciones. Capital suscrito representa el número de acciones suscritas mediante contratos de emisión y colocación de acciones. Es el compromiso de los accionistas para con la sociedad anónima. Capital pagado, efectivamente ingresado a los fondos de la compañia que hayan hecho los accionistas al momento de constituir la sociedad, en acciones de igual valor nominal. La ley de las sociedades por acciones simplificadas, establece: Clases de acciones: podrán crearse diversas clases y series de acciones, incluidas las siguientes, según los términos y condiciones previstos en las normas legales respectivas: (i) acciones privilegiadas; (ii) acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto; (iii)acciones con dividendo fijo anual y (iv) acciones de pago. Al dorso de los títulos de acciones, constarán los derechos inherentes a ellas. (Art. 10, Ley 1258/2008). Iniciación de las operaciones: para que las sociedades puedan iniciar operaciones debe cumplir los siguientes requisitos: Suscribir no menos del 50% del capital autorizado, al momento de la constitución. Pagar la tercera parte del valor de cada acción que se suscriba al igual que las posteriores emisiones. El valor de la acción es nominal y por ese valor se transan al momento de la constitución, pero adquieren un mayor valor comercial en la medida que se acumulan los superávit en calidad de reservas y revalorizaciones. Clase de acciones: las acciones se clasifican, según las necesidades y motivaciones que disponga la empresa para captar recursos financieros, frente a otras oportunidades económicas que ofrece el mercado.
Las acciones serán nominativas: las acciones podrán ser nominativas o al portador, pero deberán ser nominativas mientras no se hayan pagado íntegramente. (Art. 377, C. Co). Las acciones se colocan en el mercado de valores: A la par (valor nominal). Con prima (valor superior al valor nominal). Con descuento, en Colombia no se permite emitir acciones con descuento, aunque en algunos casos las empresas otorgan estímulos a sus accionistas como el descuento por pronto pago del capital suscrito por cobrar, con el fin de recaudar rápidamente la cartera por concepto de los contratos de suscripción de acciones, cuyo valor se considera como gasto financiero. Acciones comunes: llamadas también acciones ordinarias, porque no otorgan ningún privilegio especial a sus accionistas a excepción de los consagrados en el Código de Comercio: Derechos del accionista: cada acción conferirá a su propietario los siguientes derechos: 1. El de participar en las deliberaciones de la asamblea general de Accionistas y votar en ella; 2. El de recibir una parte proporcional de los beneficios sociales establecidos por los balances de fin de ejercicio con sujeción a lo dispuesto en la ley o en los estatutos; 3. El de negociar libremente las acciones, a menos que se estipule el derecho de preferencia en favor de la sociedad o de los accionistas o de ambos; 4. El de inspeccionar libremente los libros y papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de la Asamblea General en que se examinan los balances de fin del ejercicio. 5. El de recibir una parte proporcional de los activos sociales al tiempo de la liquidación y una vez pagado el pasivo externo de la sociedad. (Art. 379, C. Co). Acciones ordinarias y privilegiadas: Las acciones podrán ser ordinarias o privilegiadas. Las primeras conferirán a sus titulares los derechos esenciales consagrados en el artículo 379; las segundas, además, podrán otorgar al accionista los siguientes privilegios: 1. Un derecho preferencial para un reembolso en caso de liquidación hasta concurrencia de su valor nominal. 2. Un derecho a que de las utilidades se les destine, en primer término una cuota determinada, acumulable o no. La acumulación no podrá extenderse a un período mayor de cinco años. 3. Cualquier otra prerrogativa de carácter exclusivamente económico. En ningún caso podrán otorgarse privilegios que consistan en voto múltiple, o que priven de sus derechos de modo permanente a los propietarios de acciones comunes. (Art. 381, C. Co). Requisitos para emitir y colocar acciones privilegiadas: para emitir acciones privilegiadas posteriormente al acto de constitución de la sociedad, será necesario que los privilegios respectivos sean aprobados en la asamblea general con el voto favorable de un número plural de accionistas que represente no menos del setenta y cinco por ciento de las acciones suscritas. En el reglamento de colocación de acciones privilegiadas se regulará el derecho de preferencia a favor de todos los accionistas, con el fin de que puedan suscribirlas en proporción al número de acciones que cada uno posea el día de la oferta. Dicho reglamento será aprobado por la asamblea con la mayoría exigida en este artículo. (Art. 382, C. Co). Dividendo acumulativo: los dividendos son acumulativos hasta por cinco años, así las sociedades por algún motivo no obtengan utilidades, ni declaren dividendos. Los dividendos son no acumulativos, cuando se pierde el derecho a obtener dividendo por los períodos que no se declaren. Dividendo participativo: las acciones privilegiadas son participativas si además del dividendo preferencial, reciben nuevamente junto con las acciones comunes de forma total o parcial, cualquier valor adicional que apruebe la Asamblea General de Accionistas. Dividendo preferencial y sin derecho a voto: las sociedades por acciones podrán emitir acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, las cuales tendrán el mismo valor nominal de las acciones ordinarias y no podrán representar más del cincuenta por ciento del capital suscrito. La emisión se hará cuando así lo decida la asamblea general de accionistas. (Art. 61, Ley 222/95). Dividendo fijo anual: las sociedades que emitan acciones privilegiadas podrán limitar el privilegio a un dividendo anual fijo. Acciones convertibles: la característica de acciones convertibles le permite a la acción privilegiada canjearla por una acción ordinaria a una escala que determinará la asamblea en un tiempo determinado. El motivo de emitir acciones privilegiadas es garantizar el dividendo por un tiempo con cero riesgo, dándole mayor incentivo al inversionista. |
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