Proporcionar los conocimientos del proceso de la auditoría, objetivos y metodología para el desarrollo de la gestión empresarial
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Observación La observación de los procedimientos del cliente pueden brindar evidencia valiosa en áreas tales como recuentos de existencias y pago de sueldos y jornales. La observación provee evidencia confiable sobre la forma de funcionamiento en el momento de la observación, pero no en cualquier otro momento. Confirmación directa La obtención de información normalmente por escrito, sobre algunos aspectos de los estados financieros es por lo general una forma muy satisfactoria y eficiente de conseguir evidencia de auditoría. Tales procedimientos incluyen: La circularización de las cuentas por cobrar y pagar. Confirmación de créditos o deudas diversas (Por ejemplo, préstamos al personal). Cartas de confirmación de los bancos. Cartas de representación. Cartas de abogados. Confirmación de las existencias en poder de terceros. Cálculos El control de la exactitud aritmética de los registros contables o el llevar a cabo cálculos independientes para confirmarlo es, generalmente, un paso de auditoría esencial para tener la seguridad de que los registros contables están completos y son exactos. 20. PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA La finalidad de cualquier auditoría es llegar a una opinión informada sobre el tema de la misma. Para lograrlo el auditor genera una evidencia documental en forma de papeles de trabajo para ejercer la cautela necesaria en la realización de su trabajo. DEFINICION Los papeles de trabajo son los registros llevados por el auditor sobre los procedimientos seguidos, la información obtenida, las pruebas efectuadas, las conclusiones y recomendaciones alcanzadas relativas a su examen; incluye la evidencia y la prueba que fundamentan la responsabilidad profesional de los hallazgos en el curso de su investigación. En consecuencia los papeles de trabajo pueden incluir programas, análisis, memorandos, cartas de confirmación y representación, extractos copias de documentos, tablas, comentarios, formatos preparados obtenidos por el auditor, parte de esta información puede presentarse en forma magnética o en oficio. IMPORTANCIA Se requiere el uso extenso de papeles de trabajo para el proceso de análisis, ajustes y recopilación de evidencias de auditoría, ya que son el soporte de la misma y la base para la elaboración y sustentación del informe por parte del auditor. NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO El autor debe tener acceso irrestricto a toda la información administrativa y operativa de la entidad, la cual confiará en el secreto profesional del auditor. Los registros en sus papeles de trabajo son de naturaleza confidencial. Un auditor no deberá violar la relación confidencial existente entre el y la entidad auditada. PROPIEDAD, CONTROL Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son preparados a través de la auditoría con base en la información recopilada sobre la entidad. Estos papeles son propiedad exclusiva de la empresa y en custodia del auditor. Deben ser conservados por un periodo de tiempo suficiente, de acuerdo con las necesidades de su práctica y para satisfacer cualquier requerimiento legal sobre el examen de auditoría realizado. El archivo permanente por considerarse fuente de consulta continua, debe conservarse un promedio de 20 años, actualizándose cuando las circunstancias así lo exijan. FINALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO - Son instrumentos para la realización de los procedimientos de auditoría - Para la supervisión a medida que se avanza. - Son fuente de información y evaluación. - Se utilizan como material para la revisión final del trabajo de auditoría - Proporcionan información y bases para la emisión de informes. - Facilitan la preparación del informe de auditoría. - Son útiles para comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe de auditoría. - Hacen posible proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoría aplicados. - Permiten actuar como guía de exámenes posteriores. - Proporcionan información para la preparación de declaraciones para agencias gubernamentales. - Protegen la integridad profesional del auditor y ayudan a justificar su actuación ante cualquier cuestionamiento o demanda que pueda plantearse sobre el desarrollo y resultados del auditaje. Constituyen instrumento de planeamiento y control de los procedimientos de auditoría, demostrando que el trabajo ha sido adecuadamente efectuando en concordancia con las normas de auditoría relativas a la ejecución del trabajo contenidas en el presente manual. CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo deben contener datos que ilustren los puntos necesarios para poder proporcionar la documentación suficiente, así como para poder demostrar que los registros fundamentales están de acuerdo o se ajustan y que las otras informaciones que se han estudiado siguen las normas profesionales aplicables a la ejecución del trabajo: 1. El trabajo se ha planificado, supervisado y revisado adecuadamente lo cual indica que se ha cumplido con la primera norma de ejecución de trabajo. 2. Se ha determinado el alcance de las pruebas que se deben someter los procedimientos de auditoría o para determinar la ampliación o el alcance de las mismas lo cual indica que se ha observado la segunda norma de ejecución del trabajo. 3. La evidencia obtenida en los procedimientos de auditoría seguidos y las pruebas efectuadas deben proporcionar la evidencia documental competente suficiente que sirva de base de opinión, lo cual indica que se ha observado la tercera norma de ejecución del trabajo. El registro puede adoptar varias formas para permitir una identificación razonable de los trabajos realizados por el auditor, para documentar las conclusiones alcanzadas. Es fundamental que los papeles de trabajo proporcionen una vía de acceso o permitan ajustar algunas informaciones en el informe final sobre el carácter de la entidad de la que el auditor debe expresar su opinión. Tal documentación puede o no entrar a formar parte de los registros permanentes fundamentales de la entidad y por lo tanto los papeles de trabajo del auditor deben presentar claramente una coincidencia entre la información que aparece en el informe final del auditor y los registros de su cliente. La documentación presentada en sus papeles de trabajo para constatar el cumplimiento con las normas de ejecución del trabajo varia en cantidad tipo y contenido, dependiendo de las circunstancias, pero el auditor debe tener presente que tal documentación proporciona los documentos justificativos principales en lo que se refiere a su cumplimiento. Los papeles de trabajo sirven de ayuda en la realización y revisión del trabajo del auditor. La preparación de suficientes papeles facilita la realización de varias fases del trabajo de auditoría. Estos papeles de trabajo cumplen, por ejemplo, las siguientes funciones, una de ellas es un instrumento para la realización de los procedimientos, constituyen los papeles de trabajo un medio en el que se basa el auditor para realizar sus trabajos, los diversos análisis y listas de verificación. PLANIFICACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo deben planificarse según el programa de auditoría y el informe que se proyecta obtener del examen de la entidad auditada. El auditor debe conocer a fondo el trabajo de auditoría a realizar, antes de efectuar la planificación de los papeles de trabajo. Debe estudiar los papeles anteriores y decidir si se cambia el formato y contenido, o si deben permanecer invariables; que papeles de trabajo le serán útiles para recopilar la evidencia que necesita para cumplir los objetivos de la auditoría. Es necesario determinar y comprender datos, normas y prácticas de la entidad auditada y deben incluirse en los papeles de trabajo a medida que va avanzando la auditoría. LOS PAPELES DE TRABAJO Y LA RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR Los papeles de trabajo deben ser adecuadamente preparados, de tal manera que al examinar dichos papeles en busca de información y detalles, puedan ser utilizados para corroborar las conclusiones del auditor. Es necesario que el auditor efectúe una revisión crítica de los papeles de trabajo al concluir cada investigación o examen, revisando y considerando cualquier expresión contradictoria, o evidencia que no sea consistente con las conclusiones finales y que puedan ser utilizadas con posterioridad para apoyar acusaciones por negligencia. CARACTERISTICAS Y PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LOS PAPELES DE TRABAJO Se consideran completos los papeles de trabajo cuando éstos reflejen en forma clara, toda la información con respecto a los datos significativos contenidos en los registros, junto con los métodos de verificación empleados, y la evidencia que se considere necesaria para la formación de opinión y la preparación de un informe. El auditor debe poseer la habilidad para producir papeles que contengan toda la información esencial, sin incluir material superfluo. Los papeles de trabajo deberán identificar claramente las expresiones informativas y los problemas de juicio o criterio. Cualquier expresión informativa o cifras contenidas en el informe de auditoría deberán estar comprobadas y explicadas en los papeles de trabajo. El auditor deberá agregar amplios comentarios explicativos a un análisis preparado durante cualquier etapa de la auditoría. Los papeles de trabajo deben incluir no solo información cuantitativa, sino que deben tener también notas y explicaciones que registren en forma completa y coherente el trabajo efectuado por el autor, sus razones pertinentes para seguir ciertos procedimientos y omitir otros, sus reacciones y opiniones respecto a la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos y la competencia de las personas responsables de las operaciones y registros sujetos a exámenes. Los papeles de trabajo deben ser revisados por los coordinadores para determinar la adecuación y eficiencia del trabajo de auditoría. Los papeles de trabajo deberán hablar por si mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente de tal manera que no requieran informaciones suplementarias e interpretaciones por parte del auditor. Todos los papeles de trabajo que elabore el auditor, deben ser útiles, deben elaborar papeles innecesarios. El criterio de la utilidad máxima deben emplearse para la preparación de los papeles de trabajo. Debe definirse el alcance de la revisión de forma clara e indicarse las conclusiones a que se ha llegado a partir de los hechos encontrados. Los papeles de trabajo deben tener un aspecto pulcro, con una escritura clara y la evidencia de una preparación ordenada. Todos los asuntos incluidos en los papeles de trabajo deberán tener un objetivo relacionado con la tarea de auditoría. ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo se guardan en tres archivos : - Archivo Permanente - Archivo General - Archivo Corriente ARCHIVO PERMANENTE Lo constituyen los documentos que no contribuyen directamente a proporcionar evidencia de la auditoría, pero que son útiles para las que se practiquen en el futuro, ya que suministran información sobre el historial de la entidad. Los documentos que generalmente constituyen el archivo permanente son los siguientes: - Escritura de constitución, decreto o ley de creación. - Leyes y reglamentos de aplicación específica a la entidad. - Estatutos actualizados. - Estructura organizacional. - Extractos de actas y acuerdos de junta directiva, comités internos y contratos de importancia a largo plazo - Planes y programas. - Manuales y otros documentos referentes a la entidad, que constituyen fuente permanente de consulta, debiendo ser objeto de actualización en la medida en que su contenido sufra variaciones de importancia, como consecuencia de nuevas disposiciones. ARCHIVO GENERAL Lo conforman los documentos que no muestran la evidencia obtenida y que en cada auditoría son renovados y actualizados, además soportan la organización, planificación y administración de la misma y son: - Correspondencia enviada y recibida. - Informes de auditoría fiscal y supervisión. - Relación de contratos en ejecución a corto plazo. - Informe anual de la entidad. - Estados financieros. - Ejecución presupuestal. - Cronogramas generales y específicos de las autoridades. ARCHIVO CORRIENTE Lo constituyen básicamente los papeles de trabajo que muestran la evidencia obtenida durante la auditoría, se organizan en concordancia con las fases de planeación y ejecución, y contendrán fundamentalmente: - Información de la entidad: antecedentes, naturaleza jurídica, objetivos, funciones, organización general e interna, etc. - Objetivos - Criterios - Procedimientos. - Guías de entrevistas. - Desarrollo de procedimientos. - Evidencias y soportes. - Resúmenes generales de los proyectos de auditoría. Cualquier otro documento relacionado con el examen que directa o indirectamente se utilice para la sustentación del informe. REFERENCIACION Es un sistema de identificación de los documentos que fundamentan la evidencia y soportan el contenido del informe, de modo que de acuerdo a un orden preestablecido, se identifican asignando codificación alfanumérica. NOTAS DEL AUDITOR En los papeles de trabajo el auditor registra comentarios, advertencias, recordatorios, explicaciones y aclaraciones, que son necesarias en el examen de auditoría. Generalmente se consideran tres clases de notas: - RECORDATORIAS. Hacen referencia a asuntos pendientes de examinar, aspectos que requieran investigación adicional. Estos asuntos deben ser aclarados o terminados antes de empezar la redacción del informe. - SOBRE OBSERVACIONES. Hallazgos, excepciones o diferencias que han de ser incluidas en el informe como conclusiones. - DE RECOMENDACIONES. Que hace el auditor para tener en cuenta en el informe final. Las notas deben ser explicativas, claras y completas, no deben repetir datos que están contenidos en otros papeles de trabajo. MARCAS DEL AUDITOR Son símbolos que emplea el auditor para señalar que una cantidad de trabajo ha sido realizada, se utilizan para referenciar a pié de página, partidas y datos donde se encuentran las explicaciones con mayor detalle. Estos símbolos no tienen significado por sí mismos, deben explicarse al final del papel de trabajo en que aparezcan, pueden emplearse símbolos geométricos, letras, números, cruces aritméticos rodeados por un círculo, subrayado según la preferencia personal del auditor; se recomienda no ser demasiado detallista. CUSTODIA Y CONSERVACION DE ARCHIVOS Durante el desarrollo de la auditoría corresponde al jefe de la comisión y a los integrantes de cada grupo, la responsabilidad sobre la custodia y conservación de papeles de trabajo. Una vez culminada la auditoría y referenciación adecuada de todos los papeles de trabajo, soportes, evidencias y demás documentos que forman parte de los archivos serán entregados a la dirección correspondiente de la Empresa. TECNICAS DE PREPARACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO Se consideran las siguientes reglas mínimas para la elaboración de los papeles de trabajo. Deben identificarse claramente a través de un encabezamiento que incluirá: - Nombre completo de la entidad auditada, incluyendo siglas si las hubiere. - Identificación del programa, dependencia o área sujeta a análisis; periodo o fecha en la cual se practica el examen de auditoría. - Deben elaborarse en forma legible, limpia, ordenada, completa, clara y concisa y codificarse para fines de su ordenamiento identificación de acuerdo a la referencia establecida en este manual. - Deben elaborarse objetivamente a lápiz negro utilizando el anverso de la hoja y por ningún motivo se efectuarán anotaciones al dorso. - Deben indicar claramente la fuente de donde se obtuvo la información consignada. - Debe evitarse el uso de abreviaturas. - La referenciación y marcas de auditoría deben efectuarse con lápiz rojo. Deben incluirse datos relevantes, omitiendo la inclusión de información sin importancia. Para decidir sobre la conveniencia de mostrar determinados datos en los papeles de trabajo es necesario plantearse las siguientes consideraciones: - Si los datos son necesarios para el informe. - Si existe alguna observación, comentario o recomendación para tener en cuenta en el informe. - Si los datos son necesarios para el caso de una investigación futura - Si la omisión de los datos podría originar consecuencias de importancia. La referencia debe anotarse en la parte superior derecha de los papeles de trabajo Se utilizarán las hojas diseñadas por el organismo de control y no otras formas u hojas, salvo en los casos cuando se trate de copias, fotocopias o información documentaria proveniente de la entidad auditada o de formas anteriormente impresas para consignar cierto tipo de datos. Los responsables de la elaboración, supervisión y aprobación de un papel de trabajo, deben anotar sus iniciales y la fecha en que se redactaron los documentos. No debe registrarse una marca de auditoría, sin haberse desarrollado el procedimiento correspondiente. |
